Regelmäßig gestellte Fragen zum Audit (FAQ)

(frequently asked questions)

Hier sammeln und beantworten wir Ihre Fragen zum Audit.

Was ist, wenn wir mit den Prozessen bis zum Audit noch nicht fertig sind?

Die Frage ist, was "nicht fertig" in diesem Zusammenhang bedeutet. Die Kita wird auch vor dem QM-Projekt bereits eine Vorgehensweise zu den Prozessen gehabt haben. Dann stellt sich die Frage, inwieweit diese Vorgehensweise bereits den Anforderungen entspricht. Sie sollten sich dann die Frage stellen, inwieweit Sie sich in der Lage fühlen, das Audit bereits zu bestehen und die Vorgehensweise zu allen Prozessen in einem Audit darzulegen. Man kann das Audit auch auf einen späteren Termin festlegen.

Ist es nachteilig für andere Kitas, wenn unsere Kita kein Gütesiegel erhält?

Nein, in jeder Kita wird ein eigenes Audit durchgeführt und damit erhält auch jede Kita ein eigenes Gütesiegel. Abweichungen in anderen Kitas spielen bei der Vergabe des Gütesiegels keine Rolle.

Wie läuft das mit Abweichungen und entsprechenden Nachbesserungen - Unterlagen einreichen, neues Audit?

Wenn innerhalb des Audits auffällt, dass eine Anforderung des BETA-Gütesiegels nicht erfüllt wird, gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Hinweise - Wenn die Nichterfüllung der Anforderung keinen Hinweis daruf gibt, dass das QM-System nicht funktioniert oder nicht so bedeutend ist, kann ein Hinweis erfolgen. Dieser muss dann bis zum nächsten Gütesiegelaudit bearbeitet werden.

Abweichung - Sollte es sich tatsächlich um eine schwere Nichterfüllung der Anforderung handeln, wird eine Abweichung notiert. Eine Abweichung bedeutet, dass ein Gütesiegel zunächst nicht erteilt werden kann. Dazu gehört aber auch eine Vereinbarung, wie diese Abweichung behoben wird. Dies kommt darauf an, um was es sich handelt. Es kann vorkommen, dass die Abweichung durch Einreichen von Unterlagen oder ein Telefonat behoben werden kann. Manchmal ist aber auch ein weiteres Treffen in einem (Teil)Audit notwendig.

(siehe auch Seite Vorgehen im Audit)

Wer muss auf welche Fragen antworten können? Müssen die Fachkräfte auch Aussagen zu den Führungsprozessen machen können? Inwieweit muss der Träger zu den Kernprozessen Auskunft geben?

Sinn und Aufbau des QM-Systems soll von allen Mitarbeitenden und Trägern verstanden werden. Jeder muss die eigene Rolle in diesem QM-System kennen und annehmen.

In der Kita sollten die Prozesse allgemein bekannt sein, ein Auswendiglernen ist nicht notwendig. Wenn Sie im Audit aber das Gefühl haben, dass jemand anderes bessser auf eine Frage antworten kann, teilen Sie dem Auditor das mit. Es ist nicht schlimm, wenn ein Mitarbeitender die Antwort auf eine Frage nicht kennt. 

Wann muss die Selbstevaluation durchgeführt werden? (Freigabe Handbuch - Audit??)

Die Selbstevaluation (der Selbstbewertungsbericht) ist Bestandteil der Auditunterlagen und muss zusammen mit anderen Dokumenten spätestens 14 Tage vor dem Audit an den Auditor gesendet werden. Den genauen Umfang der abzugebenden Unterlagen besprechen Sie im Vorgespräch etwa 4 Wochen vor dem Audit telefonisch.

Es ist aber empfehlenswert, frühzeitig mit dem Ausfüllen der Selbstevaluation zu beginnen, da dies ein gutes Instrument ist, um festzustellen, ob alle Prozesse besprochen und beschrieben sind.

Das Handbuch sollte drei Monate vor dem Audit vom Träger freigegeben werden. Besonders wichtig ist, dass die Kita zum Zeitpunkt des Audits bereits längere Zeit nach den Vorgaben des Handbuchs arbeitet. Dies muss bei der Abgabe der Unterlagen bestätigt werden.

Wann bekommt der Auditor die Unterlagen der Kita?

Es findet ca. 4 Wochen vor dem Audit ein Vorgespräch (Telefonat) mit dem Auditor statt. Dabei besprechen Sie auch, welche Unterlagen zu senden sind.

Die Unterlagen müssen dann in der Regel 14 Tage vor dem Audit zugesendet werden.

Was ist, wenn ein Prozess / Standard für die Kita als nicht relevant wahrgenommen wird?

Ein Ausschluss von Prozessen ist nicht möglich. Alle blauen (BETA)Prozesse sind relevant und müssen umgesetzt werden.

Es ist möglich, dass nicht alle Prozesse / Standards optimal erfüllbar sind. Die Kita muss dann begründen, warum das so ist, und wie eine Erfüllung dennoch immer wieder angestrebt wird.