Hier finden Sie eine beispielhafte Bearbeitung für den Prozess "Mitarbeitendengespräche".
Angenommen wird das Bespiel für eine Kindertagesstätte mit 4 Gruppen innerhalb eines Trägerverbundes.
Die Tagesstätte besitzt eine klar gegliederte Hierarchie und Führungsstruktur.
Selbstverständlich müssen Sie sich nicht für eine Vorgehensweise entscheiden. Sie können jeden Prozess auf eine andere Weise bearbeiten. Sie werden feststellen, dass der Informationsgehalt der einzelnen Beispiele durchaus unterschiedlich ist.
Beachten Sie bei der Auswahl der Bearbeitungsart, dass die Beschreibung der Prozesse vor allem aus zwei Gründen wichtig ist.
Also ein doppelter Anreiz, die Prozesse übersichtlich und nachvollziehbar zu beschreiben.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich Prozesse anzunähern. Ziel ist es, einen Gesamtprozess zu erfassen.
Das Turtle-Modell ist eine Möglichkeit zur Prozessanalyse. Es schärft die Sinne für Schnittstellen und sorgt für Transparenz. Es kann die Grundlage für ein Risikomanagement bilden. Mithilfe des Turtle-Modells ist es möglich, eine erste kurze Beschreibung vorzunehmen. Diese muss jedoch spätestens in der Prozessbeschreibung verfeinert werden.
Weniger ist mehr! Ein Prozess, der auf vier bis fünf Seiten nicht identifiziert und beschrieben ist, wird auch mit 20 Seiten nicht transparenter und verständlicher. Die Anwenderfreundlichkeit steht im Vordergrund.
Das beigefügte Dokument zum Thema Aufbau/Inhalte zeigt eine Möglichkeit der Darstellung auf. Dies ist nur ein Vorschlag, kein Gesetz. Jede Kindertageseinrichtung kann die Gestaltung der Prozessbeschreibung nach ihren Bedürfnissen variieren.
Hier finden Sie drei unterschiedliche Herangehensweisen:
Mitarbeitendengespräche sind ein wichtiges Führungsinstrument. Im Mittelpunkt dieser Einzelgespräche stehen die Reflexion und Anerkennung der geleisteten Arbeit und der Zusammenarbeit, die Arbeitszufriedenheit, die Entwicklungspotenziale der Mitarbeitenden sowie die Vereinbarung von Zielen für die weitere Arbeit zwischen Mitarbeitenden, Leitung und Träger der Kindertagesstätten. Dabei setzen die Beteiligten sich auch mit dem Führungsverhalten bzw. Arbeitsverhalten auseinander.
Diese Gespräche werden mindestens regelmäßig alle zwei Jahre mit jedem Mitarbeiter geplant durchgeführt. Es besteht ein Leitfaden zur Gesprächsführung. Das geregelte Mitarbeitendengespräch ist klar gegen ein Kritikgespräch oder anlassbezogenes Gespräch abgegrenzt.
1. Es gibt einen Leitfaden für das Mitarbeitendengespräch mit entsprechenden Fragen und Dokumentationsvorlagen.
2. Die Häufigkeit der Mitarbeitendengespräche ist festgelegt.
*Qualitätsmanagementbewertung = jährliche Reflexion und Zielplanung unter Beteiligung aller für die Kita Verantwortlichen (Der Prozess wird noch bearbeitet.)
3. Es ist festgelegt, wer mit wem Mitarbeitendengespräche führt.
4. Die Gesprächsführenden sind für die Gesprächsführung qualifiziert und kennen Methoden und Techniken.
5. Weitere Regelungen der Einrichtung
In diesem Beispiel stünden mindestens die Formulare zur Verfügung:
Mitarbeitendengespräche sind ein wichtiges Führungsinstrument. Im Mittelpunkt dieser Einzelgespräche stehen die Reflexion und Anerkennung der geleisteten Arbeit und der Zusammenarbeit, die Arbeitszufriedenheit, die Entwicklungspotenziale der Mitarbeitenden sowie die Vereinbarung von Zielen für die weitere Arbeit zwischen Mitarbeitenden, Leitung und Träger der Kindertagesstätten. Dabei setzen die Beteiligten sich auch mit dem Führungsverhalten, bzw. Arbeitsverhalten auseinander.
Diese Gespräche werden mindestens regelmäßig alle zwei Jahre mit jedem Mitarbeiter geplant durchgeführt. Es besteht ein Leitfaden zur Gesprächsführung. Das geregelte Mitarbeitendengespräch ist klar gegen ein Kritikgespräch oder anlassbezogenes Gespräch abgegrenzt.
1. Es gibt einen Leitfaden für das Mitarbeitendengespräch mit entsprechenden Fragen und Dokumentationsvorlagen.
2. Die Häufigkeit der Mitarbeitendengespräche ist festgelegt.
3. Es ist festgelegt, wer mit wem Mitarbeitendengespräche führt.
4. Die Gesprächsführenden sind für die Gesprächsführung qualifiziert und kennen Methoden und Techniken.
In unserer Kita "Regenbogen-Farben" haben wir ein klar geregeltes Vorgehen, sowohl für unsere jährlichen Mitarbeitendengespräche als auch für "anlassbezogene Gespräche".
Jeder Mitarbeitende führt jährlich ein Mitarbeitendengespräch mit seinem direkten Vorgesetzten. Das bedeutet für uns:
Um für alle Beteiligten eine Sicherheit bezüglich des Termins zu geben, und um nicht alle Gespräche sehr zeitnah aneinander führen zu müssen, finden die Mitarbeitendengespräche immer rund um den Geburtstag des Mitarbeitenden statt.
Dabei vereinbart der jeweilige Vorgesetzte spätestens 2 Wochen vor dem gewünschten Termin diesen Termin fest mit dem Mitarbeitenden. Dabei tragen beide Beteiligten dafür Sorge, dass der Termin gut in den Tagesablauf der Kita integrierbar ist und nicht gehetzt stattfinden oder kurzfristig verschoben werden muss.
Für den Termin wird in der Regel eine Stunde vorgesehen.
Der Termin findet in ruhiger Umgebung abseits des Tagesbetriebes statt.
Beide Parteien füllen zur Vorbereitung des Mitarbeitendengesprächs den Gesprächs-Vorbereitungs-Bogen aus, der als Formular abgespeichert ist.
Inhalte des Mitarbeitendengesprächs sind:
Das Mitarbeitendengespräch wird protokolliert. Das Protokoll wird noch während des Gesprächs besprochen. Beide Beteiligten erhalten eine Ausfertigung des Protokolls, eine Kopie wird zur Personalakte der/des Mitarbeitenden beigefügt.
Die Vorgehensweise, die Mitarbeitendengespräche über das Jahr zu verteilen, hat einen Nachteil, der uns sehr wohl bewusst ist. Dieser besteht darin, dass die Kita im Rahmen ihrer Qualitätsmanagementbewertung einmal jährlich (immer im Oktober) die Ziele der Einrichtung festlegt. Diese Ziele werden dann auf die einzelnen Gruppen heruntergebrochen und fließen unter anderem in die Mitarbeitendengespräche, in die Fortbildungsplanung und in die Finanzplanung ein.
Das Einbeziehen der Mitarbeitenden, die "kurz" vor diesen Gesprächen Geburtstag haben, in eine kurzfristige Zielgestaltung kann sich schwierig gestalten.
Durch eine kontinuierliche, längerfristige Zielplanung können wir diesen Umstand ausgleichen.
Ggf. sind vorgezogene Mitarbeitendengespräche vorgesehen.
Darüber hinaus gilt für das Gespräch zwischen Träger und Leitung, abweichend von der sonstigen Vorgehensweise, dass das Gespräch 3 Wochen nach der Qualitätsmanagementbewertung* stattfindet.
*Qualitätsmanagementbewertung = jährliche Reflexion und Zielplanung unter Beteiligung aller für die Kita Verantwortlichen (Der Prozess wird noch bearbeitet.)
Klar abgegrenzt von den jährlichen Mitarbeitendengesprächen sind "anlassbezogene Gespräche". Diese können als Kritikgespräche oder als Lobgespräche geführt werden. Besonders im Falle der Lobgespräche können auch mehrere Mitarbeitende gemeinsam mit der jeweiligen Vorgesetzten ein Gespräch führen.
Auch für "anlassbezogene Gespräche" werden Termine vereinbart. Diese sollen zeitnah stattfinden, aber allen Beteiligten ausreichend Zeit zur Vorbereitung bieten.
Für die "anlassbezogenen Gespräche" gibt es ein Vorbereitungsformular, das von beiden Beteiligten ausgefüllt werden soll. Bei Kritikgesprächen steht die sachliche Vereinbarung des weiteren Vorgehens im Mittelpunkt. Das kritische Verhalten soll daher unstrittig sein. Die Erhebung des Sachverhalts bei allen Beteiligten gehört also in die Vorbereitung. Anhand der Auswirkungen des kritischen Verhaltens soll eine überprüfbare Verhaltensanpassung fest verabredet werden.
Die Gespräche werden protokolliert und ggfs. von beiden Beteiligten unterschrieben. Der Verbleib der Protokolle wird zwischen den Beteiligten vereinbart. Auf Antrag eines Beteiligten ist die Aufnahme des Protokolls in die Personalakte möglich.
Auch im Rahmen eines "anlassbezogenen Gesprächs" werden klare Ziele vereinbart. Darüber hinaus wird klar vereinbart, inwieweit diese Ziele überprüft werden.
Um alle Vorgesetzten gut auf ihre Rolle bei den Mitarbeitendengesprächen vorzubereiten, treffen wir eine Reihe von Regelungen.
Alle Mitarbeitenden, die Mitarbeitendengespräche führen, haben die Leitungsschulung besucht. Darüber hinaus haben wir einen Kooperationsvertrag mit dem Fortbildungsinstitut "Morgenröte" geschlossen. Im Rahmen deren Führungskräftetraining besuchen unsere Leitungskräfte einen Starterkurs "Führen von Ziel- und Kritikgesprächen". Inhalt der Kooperation ist die genaue Kenntnis unserer Vorgehensweise durch die Dozenten des Kurses. Damit ist sichergestellt, dass diese Vorgehensweise und unser Leitfaden Mitarbeitendengespräche im Rahmen des Starterkurses nochmals durch Externe vermittelt wird.
Außerdem wird durch das Institut "Morgenröte" jährlich ein Auffrischungs- und Supervisionskurs für unsere Gruppenleitungen angeboten. Die Einrichtungsleitung erhält ggf. Einzelsupervisionssitzungen.
In diesem Beispiel stünden mindestens die Formulare zur Verfügung:
In unserer Kita "Regenbogen-Farben" haben wir ein klar geregeltes Vorgehen, sowohl für unsere jährlichen Mitarbeitendengespräche als auch für "anlassbezogene Gespräche".
Jeder Mitarbeitende führt jährlich ein Mitarbeitendengespräch mit seinem direkten Vorgesetzten. Das bedeutet für uns:
Um für alle Beteiligten eine Sicherheit bezüglich des Termins zu geben, und um nicht alle Gespräche sehr zeitnah aneinander führen zu müssen, finden die Mitarbeitendengespräche immer rund um den Geburtstag des Mitarbeitenden statt.
Dabei vereinbart der jeweilige Vorgesetzte spätestens 2 Wochen vor dem gewünschten Termin diesen Termin fest mit dem Mitarbeitenden. Dabei tragen beide Beteiligten dafür Sorge, dass der Termin gut in den Tagesablauf der Kita integrierbar ist und nicht gehetzt stattfinden oder kurzfristig verschoben werden muss.
Für den Termin wird in der Regel eine Stunde vorgesehen.
Der Termin findet in ruhiger Umgebung abseits des Tagesbetriebes statt.
Beide Parteien füllen zur Vorbereitung des Mitarbeitendengesprächs den Gesprächs-Vorbereitungs-Bogen aus, der als Formular abgespeichert ist.
Inhalte des Mitarbeitendengesprächs sind:
Das Mitarbeitendengespräch wird protokolliert. Das Protokoll wird noch während des Gesprächs besprochen. Beide Beteiligten erhalten eine Ausfertigung des Protokolls, eine Kopie wird zur Personalakte der/des Mitarbeitenden beigefügt.
Die Vorgehensweise, die Mitarbeitendengespräche über das Jahr zu verteilen, hat einen Nachteil, der uns sehr wohl bewusst ist. Dieser besteht darin, dass die Kita im Rahmen ihrer Qualitätsmanagementbewertung einmal jährlich (immer im Oktober) die Ziele der Einrichtung festlegt. Diese Ziele werden dann auf die einzelnen Gruppen heruntergebrochen und fließen unter anderem in die Mitarbeitendengespräche, in die Fortbildungsplanung und in die Finanzplanung ein.
Das Einbeziehen der Mitarbeitenden, die "kurz" vor diesen Gesprächen Geburtstag haben, in eine kurzfristige Zielgestaltung kann sich schwierig gestalten.
Durch eine kontinuierliche, längerfristige Zielplanung können wir diesen Umstand ausgleichen.
Ggf. sind vorgezogene Mitarbeitendengespräche vorgesehen.
Darüber hinaus gilt für das Gespräch zwischen Träger und Leitung und zwischen Leitung und Gruppenleitungen, abweichend von der sonstigen Vorgehensweise, dass das Gespräch 3 Wochen nach der Qualitätsmanagementbewertung* stattfindet.
*Qualitätsmanagementbewertung = jährliche Reflexion und Zielplanung unter Beteiligung aller für die Kita Verantwortlichen (Der Prozess wird noch bearbeitet.)
Klar abgegrenzt von den jährlichen Mitarbeitendengesprächen sind "anlassbezogene Gespräche". Diese können als Kritikgespräche oder als Lobgespräche geführt werden. Besonders im Falle der Lobgespräche können auch mehrere Mitarbeitende gemeinsam mit der jeweiligen Vorgesetzten ein Gespräch führen.
Auch für "anlassbezogene Gespräche" werden Termine vereinbart. Diese sollen zeitnah stattfinden, aber allen Beteiligten ausreichend Zeit zur Vorbereitung bieten.
Für die "anlassbezogenen Gespräche" gibt es ein Vorbereitungsformular, das von beiden Beteiligten ausgefüllt werden soll. Bei Kritikgesprächen steht die sachliche Vereinbarung des weiteren Vorgehens im Mittelpunkt. Das kritische Verhalten soll daher unstrittig sein. Die Erhebung des Sachverhalts bei allen Beteiligten gehört also in die Vorbereitung. Anhand der Auswirkungen des kritischen Verhaltens soll eine überprüfbare Verhaltensanpassung fest verabredet werden.
Die Gespräche werden protokolliert und ggfs. von beiden Beteiligten unterschrieben. Der Verbleib der Protokolle wird zwischen den Beteiligten vereinbart. Auf Antrag eines Beteiligten ist die Aufnahme des Protokolls in die Personalakte möglich.
Auch im Rahmen eines "anlassbezogenen Gesprächs" werden klare Ziele vereinbart. Darüber hinaus wird klar vereinbart, inwieweit diese Ziele überprüft werden.
Um alle Vorgesetzten gut auf ihre Rolle bei den Mitarbeitendengesprächen vorzubereiten, treffen wir eine Reihe von Regelungen.
Alle Mitarbeitenden, die Mitarbeitendengespräche führen, haben die Leitungsschulung besucht. Darüber hinaus haben wir einen Kooperationsvertrag mit dem Fortbildungsinstitut "Morgenröte" geschlossen. Im Rahmen deren Führungskräftetrainings besuchen unsere Leitungskräfte einen Starterkurs "Führen von Ziel- und Kritikgesprächen". Inhalt der Kooperation ist die genaue Kenntnis unserer Vorgehensweise durch die Dozenten des Kurses. Damit ist sichergestellt, dass diese Vorgehensweise und unser Leitfaden Mitarbeitendengespräche im Rahmen des Starterkurses nochmals durch Externe vermittelt wird.
Außerdem wird durch das Institut "Morgenröte" jährlich ein Auffrischungs- und Supervisionskurs für unsere Gruppenleitungen angeboten. Die Einrichtungsleitung erhält ggfs. Einzelsupervisionssitzungen.
In diesem Beispiel stünden mindestens die Formulare zur Verfügung: