Vorgehen im Audit

Wie können Abweichungen zustandekommen?

Abweichungen können hauptsächlich auf zwei Arten entstehen:

1. Abweichungen, die aus einem Prozess resultieren.
   Dies tritt auf, wenn innerhalb eines Prozesses in den Einrichtungen Regelungen bestehen, die den Forderungen des BETA-Gütesiegels widerspechen bzw. nicht entsprechen. Oder wenn die Einrichtung zwar eine den Forderungen entsprechende Umsetzung verschriftlicht hat, diese aber im Arbeitsalltag nicht beachtet wird.
   Beispiel 1:
   Die Einrichtung beschließt, dass neue Mitarbeitende "nebenbei" eingearbeitet werden, und dass ein Konzept bzw. eine Regelung zur Einarbeitung nicht notwendig ist. Dies entspricht nicht den BETA-Anforderungen, die ganz klar ein Einarbeitungskonzept vorsehen.
   Beispiel 2:
   Die Einrichtung hat ein Konzept zur Einarbeitung erstellt und verabschiedet. Es sind Einarbeitungschecklisten entwickelt. Im letzten Jahr haben 3 neue Mitarbeiterinnen in der Einrichtung ihre Arbeit aufgenommen. Bei keiner dieser neuen Mitarbeiterinnen wurde die Einarbeitungschseckliste benutzt. Die neuen Mitarbieterinnen erklären im Audit, dass die Einarbeitung eher "konfus" stattgefunden hat und sie keinen festen Ansprechpartner hatten.
2. Abweichungen, bei denen in mehreren Prozessen Unkorrektheiten angesammelt werden, die in ihrer Summe ein funktionierendes System in Frage stellen.
   Dies betrifft meist mehrere Prozesse.
   Beispiel:
   Mitarbeitende werden nach einem Konzept eingearbeitet, das aus einer anderen Einrichtung stammt und nur unzureichend an die Bedürfnisse der Kita angepasst wurde; im Rahmen der Dienstbesprechungen werden zwar Protokolle geschrieben, diese sind handschriftlich und sehr schlecht lesbar. Obwohl alle im Audit anwesenden Mitarbeitenden das Protokoll nicht entziffern können, wurde dieses auch von den nicht an der Sitzung Beteiligten unterschrieben. Auf Rückfrage, wie das zustande kommt, ist die Antwort, dass dieses Vorgehen vorgeschrieben ist.
   Im Zusammenspiel mehrerer solcher Vorkommnisse im Audit kann dies zur Beschreibung einer Abweichung führen.